Studi Kasus: Penjadwalan Ujian Skripsi dengan Apps Script

Ujian skripsi tampak sederhana dari luar: mahasiswa mendaftar, dosen menguji, nilai keluar. Di balik layar ada belasan langkah administratif yang harus berurutan, dan hampir semuanya memakai data yang sama di tempat yang berbeda.

Artikel ini membahas satu sistem yang kami bangun untuk sebuah departemen manajemen bisnis (DMB) pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen di Universitas Nusantara Timur. Nama institusi disamarkan atas permintaan pihak terkait, dan semua gambar memakai data contoh.

Konteks: Satu Departemen, Dua Program Studi

DMB menyelenggarakan ujian akhir studi jenjang S1 untuk dua program studi, yaitu manajemen dan kewirausahaan. Setiap ujian melibatkan tiga dosen: pembimbing, penguji 1, dan penguji 2.

Sistem ini sudah dipakai sekitar satu tahun oleh staf departemen. Skala datanya sebagai gambaran: 71 dosen, 8 ruang ujian, dan 16 slot jam ujian dari 08.00 sampai 15.30 dengan jeda 30 menit.

Tantangan: Siklus Panjang dengan Data yang Berpindah

Tantangannya bukan satu langkah yang rumit, melainkan data yang berpindah dari tahap ke tahap. Menurut pembacaan kami, satu mahasiswa melewati urutan berikut:

1. Mengisi formulir pendaftaran dan melampirkan delapan dokumen persyaratan.
2. Diverifikasi stafnya, termasuk kecocokan nama dengan data induk mahasiswa.
3. Dijadwalkan: penguji, tanggal, ruang, jam, dan ujian ke berapa.
4. Dicetakkan undangan, berkas pelaksanaan, dan daftar hadir.
5. Diuji, lalu tiga dosen mengisi nilai masing-masing.
6. Nilai direkap, nilai akhir dan huruf mutu dihitung, berita acara dicetak.
7. Bila ada revisi, dokumen revisi dikirim ke mahasiswa.

Artikel ini sengaja tidak membandingkan dengan kondisi sebelum sistem, karena belum ada data pembanding yang bisa kami pertanggungjawabkan.

Pendekatan: Apps Script di Atas Form dan Sheets

Institusi sudah memakai Google Form untuk pendaftaran dan input nilai, dan Google Sheets untuk rekap. Karena itu kami memilih Google Apps Script sebagai penghubung, bukan membangun sistem dari nol di server baru.

Rinciannya, secara garis besar:

• Antarmuka: aplikasi web satu halaman yang dibuka lewat peramban, dengan menu di samping.
• Basis data: satu Google Spreadsheet.
• Sumber data: Google Form untuk pendaftaran dan untuk nilai dari dosen.
• Dokumen: templat Google Docs yang diisi otomatis menjadi berkas PDF.
• Pengiriman: Gmail untuk email revisi dan gerbang WhatsApp untuk pesan ke dosen dan mahasiswa.
• Akses: dibatasi pada akun satu domain Google Workspace institusi.

Pola serupa ada di sistem absensi digital dengan Google Apps Script dan project monitoring PKL SMK.

Alur Status: Tiga Tahap yang Mudah Dibaca

Setiap mahasiswa punya satu status yang bergerak maju: PROSES, TERJADWAL, lalu SELESAI. Status PROSES berarti data sudah diverifikasi dan menunggu jadwal. TERJADWAL berarti penguji, tanggal, ruang, dan jam sudah ditetapkan. SELESAI berarti ujian tuntas dan nilai sudah ditutup.

Status ini juga mengatur isi daftar pilihan nama di Google Form nilai: mahasiswa yang sudah terjadwal muncul di sana, dan yang sudah selesai dikeluarkan lagi supaya tidak salah pilih.

Modul yang Tersedia

• Dashboard: ringkasan angka per tahap, ujian dalam waktu dekat, dan daftar yang butuh tindakan.
• Verifikasi: memeriksa pendaftar terhadap data induk, mengoreksi penulisan nama, lalu memindahkannya ke penjadwalan.
• Penjadwalan: menetapkan penguji, tanggal, ruang, jam, dan ujian ke berapa, lalu mengubah status.
• Lihat Ruang dan Jadwal Dosen: tampilan baca saja untuk melihat pemakaian ruang dan jadwal menguji tiap dosen.
• Cetak Berkas: pratinjau dan cetak undangan, berkas pelaksanaan, dan daftar hadir.
• Nilai Ujian: rekap nilai tiga dosen, perhitungan nilai akhir dan huruf mutu, berita acara, dan penutupan ujian.
• Kirim Revisi: membuat dokumen revisi per dosen dan mengirimkannya ke mahasiswa lewat email.
• Notifikasi WhatsApp: pesan ke dosen dan mahasiswa dengan templat yang bisa diubah staf.
• Data master: dosen, ruang, jam ujian, konsentrasi, dan templat dokumen.

Keputusan jadwal tetap ada di tangan operator. Sistem membantu dengan menampilkan ruang dan jadwal dosen, bukan menyusun jadwal secara otomatis.

Hak Akses dan Jejak Aktivitas

Ada dua peran: admin dan operator. Operator mengerjakan proses harian seperti verifikasi, penjadwalan, cetak, dan kirim revisi, tetapi tidak boleh menghapus data atau mengubah konfigurasi. Admin memegang hak itu. Peran dicek di sisi server setiap kali ada perubahan data, bukan hanya disembunyikan di tampilan.

Setiap aksi yang mengubah data dicatat ke lembar log: waktu, akun, jenis aksi, dan targetnya. Dengan begitu perubahan bisa ditelusuri kembali.

Pelajaran dari Penerapannya

Nama bukan kunci yang baik. Karena basis datanya spreadsheet tanpa kunci asing, banyak pencocokan dilakukan lewat teks nama, misalnya nama mahasiswa di form nilai dengan nama di data jadwal. Untuk mengurangi risiko salah ketik, penulisan nama dikoreksi lewat lapisan terpisah sehingga data mentah dari form tidak diubah.

Skala menentukan wadahnya. Untuk satu departemen dan satu jenjang, Sheets bekerja. Saat kebutuhan meluas ke beberapa jenjang, kami melihat perlunya basis data relasional dengan kunci yang jelas, sehingga ada rencana pemindahan ke Laravel. Contoh proses semacam itu ada di studi kasus migrasi sistem ujian ke Laravel.

Aturan nilai harus dikonfirmasi pihak akademik. Batas huruf mutu, kelengkapan nilai, dan syarat berita acara adalah keputusan akademik. Pengembang menerjemahkan aturannya, bukan menetapkannya.

Hasil dan Langkah Berikutnya

Sistem berjalan di departemen tersebut sekitar satu tahun dan menangani siklus ujian dari pendaftaran sampai revisi. Kami tidak mencantumkan angka penghematan waktu karena belum ada pengukuran pembanding. Ringkasan sistemnya ada di halaman project dan panduan penggunaannya di dokumentasi.

Kalau institusi Anda menghadapi siklus administrasi yang serupa, lihat layanan aplikasi web dan desktop kami. Pertimbangan memilih cara menjadwalkan ada di artikel Jadwal Sidang Skripsi: Manual, Algoritma, atau Aplikasi? dan faktor biaya di Biaya Aplikasi Penjadwalan Ujian Kampus.