Otomatisasi Pengelolaan Jurnal Kegiatan PKL

Ringkasan Project

Otomatisasi Pengelolaan Jurnal Kegiatan PKL adalah aplikasi web berbasis Google Apps Script untuk memantau Praktik Kerja Lapangan (PKL) siswa SMK — mencakup presensi tervalidasi lokasi, jurnal kegiatan digital, izin/sakit, dan eskalasi saat jurnal belum ditandatangani pembimbing DUDI. Seperti sistem absensi berbasis GAS lainnya, aplikasi ini berjalan tanpa server dan database terpisah — semuanya di atas Google Sheets dan Google Drive milik sekolah sendiri.

Project ini lahir dari masalah nyata yang sering terjadi di lapangan: jurnal PKL yang seharusnya ditandatangani harian oleh pembimbing DUDI justru menumpuk dan ditandatangani sekaligus menjelang dijilid jadi laporan akhir — membuat jurnal kehilangan fungsinya sebagai bukti kegiatan waktu nyata. Alih-alih memaksa pembimbing DUDI ikut approval digital (yang berisiko menambah beban ke pihak yang sudah punya pekerjaan utama di luar itu), sistem ini fokus merapikan data presensi dan jurnal di baliknya, sementara tanda tangan tetap berjalan manual di atas kertas seperti biasa.

Dikembangkan dari fondasi teknis yang sama dengan Sistem Absensi dan Input Kegiatan, dikustomisasi total untuk konteks PKL SMK: struktur peran, geofence per institusi, jurnal dengan nomor urut berkelanjutan, dan alur eskalasi tanda tangan.

Fitur Utama

• Presensi dengan geofencing per institusi — jam kerja, toleransi keterlambatan, dan radius geofence dikonfigurasi terpisah untuk tiap lokasi magang, bukan satu aturan seragam untuk semua siswa
• Status kehadiran gabungan — Hadir/Terlambat/Izin/Sakit/Alpa dihitung otomatis dari data presensi dan izin yang sama, sehingga siswa yang izin resmi tidak keliru tercatat sebagai alpa
• Jurnal kegiatan dengan lampiran — kegiatan, catatan, dan bukti foto/PDF tersimpan otomatis ke Google Drive, dengan nomor urut berkelanjutan sepanjang periode PKL
• Ekspor sesuai format jilid resmi — jurnal per siswa dan rekap presensi banyak siswa bisa dicetak atau diekspor ke Excel, dengan entri jurnal dikelompokkan per tanggal mengikuti pola cetak rekap mingguan
• Eskalasi tanda tangan yang tercatat — laporan siswa saat pembimbing DUDI belum menandatangani jurnal, lengkap dengan status tindak lanjut dari guru pendamping
• Registrasi mengikuti alur nyata sekolah — guru pendamping mendaftarkan siswa bimbingannya sendiri beserta institusi/DUDI tempat magang, bukan Admin pusat

Teknologi

Komponen	Detail
Backend	Google Apps Script V8 Runtime
Database	Google Sheets (Users, Siswa, GuruPendamping, Institusi, Presensi, Jurnal, Izin, EskalasiTTD)
Penyimpanan lampiran	Google Drive
Frontend	HTML / CSS / Vanilla JavaScript
UI Framework	Bootstrap 5.3 + Bootstrap Icons 1.11
Notifikasi	SweetAlert2 v11
Deploy CLI	clasp (Google Apps Script CLI)

Sheets yang digunakan:

• Users — data akun, password hash, role, status wajib ganti password
• Siswa — profil PKL siswa, relasi ke guru pendamping dan institusi
• GuruPendamping — data akun guru pembimbing sekolah
• Institusi — daftar DUDI/lokasi magang beserta konfigurasi geofence
• Presensi — rekap kehadiran harian beserta koordinat GPS
• Jurnal — log kegiatan harian siswa, termasuk lampiran bukti
• Izin — pengajuan izin/sakit
• EskalasiTTD — laporan jurnal belum ditandatangani beserta status tindak lanjut

Keunggulan

• Nol biaya infrastruktur — berjalan di atas Google Sheets dan Drive yang sekolah sudah punya, tanpa hosting atau database berbayar
• Geofence fleksibel per lokasi — tidak menyamaratakan jam kerja dan radius untuk seluruh siswa yang tersebar di banyak tempat magang
• Tetap menghormati proses fisik — tidak memaksa DUDI ikut approval digital; hasil ekspor jurnal meniru tata letak jilid resmi untuk tetap ditandatangani manual
• Keamanan berlapis — token sesi, hash password SHA-256, dan pembatasan percobaan login berturut-turut

Baca Juga

• Digitalisasi Verifikasi Jurnal PKL: Solusi Geofencing dan Cloud untuk Mengatasi Penumpukan Tanda Tangan Pembimbing DUDI
• Dari Kertas ke Cloud: Transformasi Presensi dan Monitoring PKL SMK di Era Kurikulum Merdeka
• Sistem Informasi PKL Berbiaya Nol: Memanfaatkan Google Apps Script sebagai Alternatif Hemat bagi SMK
• Dokumentasi Otomatisasi Pengelolaan Jurnal Kegiatan PKL