Dokumentasi Sistem Penjadwalan Ujian Skripsi DMB

Pendahuluan

Sistem Penjadwalan Ujian Skripsi adalah aplikasi web berbasis Google Apps Script yang diakses melalui browser, tanpa perlu install apa pun. Sistem ini dibangun untuk sebuah departemen manajemen bisnis (DMB) pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen di Universitas Nusantara Timur. Nama institusi disamarkan atas permintaan pihak terkait.

Panduan ini menjelaskan peran pengguna, alur status, fungsi tiap menu, dan alur kerja harian. Isinya sengaja ringkas dan tidak membahas kode, struktur data, atau konfigurasi. Latar belakang dan pelajaran penerapannya ada di studi kasusnya.

Peran dan Hak Akses

Peran	Masuk ke Aplikasi	Yang Dikerjakan
Admin	Ya	Semua menu, termasuk menghapus data master, mengatur templat dokumen dan folder keluaran, serta pengaturan integrasi
Operator	Ya	Proses harian: verifikasi, penjadwalan, cetak berkas, kirim revisi, rekap nilai, notifikasi, dan menambah atau mengubah data master. Tidak dapat menghapus data atau mengubah konfigurasi
Dosen	Tidak	Mengisi nilai lewat Google Form dan menerima informasi jadwal lewat WhatsApp
Mahasiswa	Tidak	Mengisi formulir pendaftaran dan menerima informasi jadwal serta revisi lewat WhatsApp dan email

Hak akses dicek di sisi server setiap kali ada perubahan data, bukan hanya disembunyikan di tampilan.

Sesi aktif selama 3 jam. Setelah itu sistem meminta login ulang.

Alur dan Status Ujian

Setiap mahasiswa memiliki satu status yang bergerak maju.

Pendaftaran. Mahasiswa mengisi formulir pendaftaran beserta dokumen persyaratan.
PROSES. Staf memverifikasi data lalu memindahkan mahasiswa ke daftar penjadwalan.
TERJADWAL. Operator menetapkan penguji, tanggal, ruang, jam, dan ujian ke berapa, lalu mengubah status. Nama mahasiswa ikut muncul di pilihan formulir nilai.
Ujian. Tiga dosen (pembimbing, penguji 1, penguji 2) mengisi nilai masing-masing lewat formulir.
SELESAI. Setelah nilai direkap dan berita acara diproses, operator menutup ujian. Nama mahasiswa dikeluarkan dari pilihan formulir nilai.

Tersedia pula status MENGULANG untuk mahasiswa yang mengulang ujian. Saat ini status itu diisi manual dan belum memiliki alur otomatis.

Dashboard

Halaman pertama setelah login. Berisi ringkasan jumlah mahasiswa per tahap, ujian dalam waktu dekat, dan daftar yang membutuhkan tindakan.

Verifikasi

Memeriksa pendaftar terhadap data induk mahasiswa dan kelengkapan dokumen persyaratan. Penulisan nama dapat dikoreksi tanpa mengubah data mentah dari formulir. Pendaftar yang lolos dipindahkan ke penjadwalan dengan status PROSES.

Penjadwalan

Menetapkan dosen penguji, tanggal, ruang, jam, dan ujian ke berapa, lalu mengubah status menjadi TERJADWAL. Tersedia pencarian dan penyaringan berdasarkan status.

Lihat Ruang dan Jadwal Dosen

Dua tampilan baca saja. Lihat Ruang menunjukkan pemakaian ruang per rentang tanggal. Jadwal Dosen menunjukkan jadwal menguji seorang dosen beserta perannya pada tiap ujian. Keduanya membantu operator memeriksa ketersediaan sebelum menyimpan jadwal.

Cetak Berkas

Pratinjau dan cetak undangan, berkas pelaksanaan, dan daftar hadir.

Nilai Ujian

Merekap nilai dari tiga dosen, menghitung nilai akhir dan huruf mutu, serta menandai kelulusan. Berita acara dapat dicetak bila ketiga dosen sudah mengisi. Dosen yang belum mengisi dapat diingatkan lewat WhatsApp. Tombol penutupan ujian mengubah status menjadi SELESAI.

Kirim Revisi

Membuat dokumen revisi per dosen dalam bentuk PDF dan mengirimkannya ke mahasiswa lewat email, secara manual atau otomatis ketika nilai masuk.

Notifikasi WhatsApp

Mengirim pesan ke dosen dan mahasiswa dalam dua fase: undangan grup saat status PROSES, dan informasi jadwal saat TERJADWAL. Isi pesan memakai templat yang dapat diubah staf.

Fitur Role: Admin

Admin memiliki semua akses Operator, ditambah:

Menghapus data master dosen dan ruang.
Mengatur templat dokumen dan folder penyimpanan hasil cetak.
Mengelola pengaturan gerbang WhatsApp.
Memasang atau melepas pengiriman revisi otomatis.
Menjalankan perbaikan data tertentu, seperti penyeragaman format jam.

Master Data

Dikelola lewat menu Master Data:

Dosen: tambah, ubah, dan (khusus admin) hapus.
Ruang ujian: tambah, ubah, dan (khusus admin) hapus, termasuk status aktif atau tidak aktif.
Jam ujian: daftar slot jam yang dapat dipilih saat penjadwalan.
Konsentrasi: daftar konsentrasi per program studi.
Templat: templat dokumen dan folder keluaran.
Mahasiswa per program studi: tampilan baca saja untuk mahasiswa aktif.

Alur Kerja Harian Operator

Buka Dashboard dan lihat daftar yang butuh tindakan.
Di Verifikasi, periksa pendaftar baru, koreksi nama bila perlu, lalu pindahkan ke penjadwalan.
Kirim undangan grup WhatsApp ke tiga dosen bila diperlukan.
Di Penjadwalan, tetapkan penguji, tanggal, ruang, jam, dan ujian ke berapa. Periksa Lihat Ruang dan Jadwal Dosen sebelum menyimpan.
Ubah status menjadi TERJADWAL, lalu cetak berkas dan kirim jadwal ke dosen dan mahasiswa.
Setelah ujian, pantau di Nilai Ujian apakah tiga dosen sudah mengisi, dan kirim pengingat bila belum.
Cetak berita acara, proses revisi bila ada, lalu tandai SELESAI.

Format Data

Tanggal ujian: teks berbahasa Indonesia, misalnya “12 Maret 2026”. Hari dihitung otomatis dari tanggal.
Jam ujian: format HH.MM, misalnya 10.30, ditampilkan dengan akhiran WIB.
Ujian ke: angka dan kata, misalnya “2 (dua)”. Antarmuka menyediakan pilihan 1 sampai 3.
Nomor WhatsApp: dinormalkan ke awalan 62 sebelum pengiriman.
Nilai: angka desimal, ditampilkan dengan dua desimal.

Jejak Aktivitas

Setiap aksi yang mengubah data dicatat dalam satu baris log berisi waktu, akun pelaku, jenis aksi, dan targetnya. Aksi otomatis seperti pengiriman revisi tercatat sebagai aksi sistem. Log dibaca langsung di spreadsheet dan belum memiliki halaman tersendiri di aplikasi.

Troubleshooting

Masalah	Kemungkinan Penyebab	Solusi
Aksi ditolak dengan pesan tidak punya izin	Akun berperan operator mencoba aksi khusus admin	Hubungi admin
Nama mahasiswa tidak muncul di pilihan formulir nilai	Status belum TERJADWAL, atau sudah SELESAI	Periksa status di Penjadwalan
Muncul penanda NIM tidak ditemukan atau peran dosen tak terverifikasi	Penulisan nama di formulir nilai tidak sama dengan data jadwal	Samakan penulisan nama, lalu muat ulang halaman Nilai Ujian
Berita acara tidak dapat dicetak	Nilai dari tiga dosen belum lengkap, atau peran dosen belum terverifikasi	Tunggu semua dosen mengisi, atau periksa penulisan nama
Pesan WhatsApp tidak terkirim ke dosen	Nomor telepon dosen belum ada di data master, atau pengaturan gerbang WhatsApp belum aktif	Lengkapi nomor di Master Dosen, atau hubungi admin
Data tidak berubah setelah disimpan	Tampilan belum dimuat ulang	Klik tombol Refresh di halaman terkait
Login diminta ulang	Sesi 3 jam sudah berakhir	Masuk kembali

Batasan Saat Ini

Keputusan jadwal ada pada operator. Sistem tidak menyusun jadwal otomatis. Pemeriksaan bentrok ruang dan dosen dilakukan operator dengan bantuan tampilan ketersediaan, belum berupa penolakan otomatis.
Pencocokan lewat nama. Sebagian data dihubungkan lewat teks nama, sehingga penulisan nama yang seragam penting.
Skala. Google Sheets memadai untuk satu departemen dan satu jenjang. Untuk beberapa jenjang sekaligus, basis data relasional lebih sesuai.
Dosen dan mahasiswa tidak login. Mereka tidak dapat melihat status ujiannya sendiri di aplikasi.
Status MENGULANG belum memiliki alur otomatis.

Informasi Teknis

Aspek	Detail
Platform	Google Apps Script (Web App)
Basis data	Google Sheets
Sumber data	Dua Google Form: pendaftaran dan input nilai
Dokumen	Templat Google Docs yang disimpan sebagai PDF
Pengiriman	Gmail dan gerbang WhatsApp
Akses	Dibatasi pada akun satu domain Google Workspace
Zona waktu	Asia/Jakarta
Timeout sesi	3 jam
Skala	71 dosen, 8 ruang, 16 slot jam ujian (08.00 sampai 15.30, jeda 30 menit)
Lama berjalan	Sekitar satu tahun