Dokumentasi Otomatisasi Pengelolaan Jurnal Kegiatan PKL
Pendahuluan
Otomatisasi Pengelolaan Jurnal Kegiatan PKL adalah aplikasi web berbasis Google Apps Script untuk memantau Praktik Kerja Lapangan (PKL) siswa SMK — presensi tervalidasi lokasi, jurnal kegiatan harian, izin/sakit, hingga eskalasi saat jurnal belum ditandatangani pembimbing DUDI. Diakses lewat browser, di HP maupun laptop, tanpa instalasi.
Panduan ini mencakup seluruh fitur untuk setiap level akses: Siswa, Guru Pendamping, dan Admin. Pembimbing DUDI di tempat magang tidak memiliki akun di sistem ini — perannya tetap seperti biasa, mengawasi siswa secara langsung dan menandatangani jurnal cetak secara fisik.
Login dan Sesi
Membuka Aplikasi
Buka URL web app yang diberikan oleh Admin atau Guru Pendamping. URL terlihat seperti:
https://script.google.com/macros/s/XXXXX/execLogin
- Masukkan Username dan Password
- Klik Masuk
Untuk akun Siswa, username default adalah NIS/NISN dan password default juga NIS/NISN — dibuat otomatis saat Guru Pendamping mendaftarkan siswa.
Jika akun masih memakai password bawaan (default Admin, atau NIS siswa), sistem menampilkan peringatan “Akun ini masih menggunakan password bawaan. Silakan ganti password sebelum melanjutkan.” dan langsung mengarahkan ke halaman Ubah Password sebelum bisa memakai menu lain.
Keluar (Logout)
Klik Keluar di bagian bawah sidebar.
Fitur Role: Siswa
Dashboard
Halaman pertama setelah login. Berisi kartu Status Presensi Hari Ini (tombol Presensi Masuk/Pulang beserta status kehadiran) dan kartu Profil PKL (data institusi, guru pendamping, dan periode magang).
Presensi Masuk dan Pulang
- Di Dashboard, klik Presensi Masuk
- Browser meminta izin lokasi — mengizinkan akan mencatat koordinat GPS, menolak tetap memproses presensi tanpa koordinat
- Sistem mencatat jam presensi (waktu server) dan menghitung status Hadir atau Terlambat berdasarkan jam masuk institusi ditambah toleransi yang sudah diatur Guru Pendamping
- Kartu Dashboard menampilkan jam masuk, status kehadiran, dan tautan lokasi ke Google Maps (jika koordinat tercatat)
Setelah waktunya, klik Presensi Pulang dengan alur yang sama.
Kalau geofence lokasi magang belum diatur Guru Pendamping, presensi tetap berjalan normal, hanya saja tidak ada validasi radius — sistem menampilkan keterangan “Geofence lokasi belum diatur guru”. Kalau geofence sudah diatur dan siswa presensi di luar radius, presensi tetap tercatat, hanya ditandai “di luar radius lokasi (tetap tercatat)” — bukan diblokir.
Jurnal Kegiatan
Menu Jurnal Kegiatan di sidebar. Isi formulir:
| Field | Keterangan | Wajib |
|---|---|---|
| Tanggal | Tanggal kegiatan | ✓ |
| Kegiatan | Uraian kegiatan yang dikerjakan | ✓ |
| Catatan | Kendala atau keterangan tambahan | — |
| Upload Bukti | Gambar atau PDF, maksimal 5 MB | — |
Klik Simpan Jurnal. Nomor urut entri berkelanjutan sepanjang periode PKL, tidak reset per bulan — mengikuti pola penomoran jurnal jilid fisik.
Tabel Riwayat Jurnal Saya menampilkan seluruh entri yang pernah dicatat. Dua tombol di atas tabel:
- Cetak — membuka dialog cetak browser dengan tata letak jurnal jilid resmi untuk rentang tanggal yang dipilih
- Ekspor — mengunduh file Excel (.xls) dengan tata letak yang sama, untuk rentang tanggal yang dipilih
Baik cetak maupun ekspor mengelompokkan entri per tanggal — kalau ada beberapa entri di hari yang sama, semuanya digabung jadi satu baris dengan kegiatan sebagai daftar, dan nomor urut dihitung ulang berurutan sesuai hasil pengelompokan. Tabel Riwayat di aplikasi sendiri tetap menampilkan data mentah per entri (tidak digabung) untuk keperluan audit.
Izin / Sakit
Menu Izin / Sakit. Isi formulir: Tanggal, Jenis (Izin atau Sakit), Keterangan (opsional), dan Upload Bukti Surat (opsional, gambar/PDF maksimal 5 MB). Klik Ajukan.
Status kehadiran Hadir/Terlambat/Izin/Sakit/Alpa yang ditampilkan di Dashboard Guru Pendamping dihitung dari gabungan data presensi dan izin ini — siswa yang mengajukan izin resmi tidak akan tercatat sebagai alpa.
Lapor Belum TTD
Menu Lapor Belum TTD — dipakai kalau pembimbing DUDI belum sempat menandatangani jurnal cetak. Isi Dari Tanggal dan Sampai Tanggal, lalu kirim laporan.
Laporan ini tercatat di sistem dan terlihat oleh Guru Pendamping beserta status tindak lanjutnya. Fitur ini tidak menggantikan tanda tangan fisik pembimbing DUDI — jurnal cetak tetap harus dibawa untuk ditandatangani begitu memungkinkan.
Ubah Password
- Buka menu Ubah Password
- Isi Password Lama, Password Baru (minimal 6 karakter — indikator kekuatan muncul saat mengetik), dan Konfirmasi Password Baru
- Klik Simpan Password Baru
Password baru langsung tersimpan sebagai hash SHA-256.
Fitur Role: Guru Pendamping
Guru Pendamping mendaftarkan siswa bimbingannya sendiri — bukan Admin — sekaligus mencatat institusi/DUDI tempat magang.
Dashboard
Tiga kartu ringkasan: Siswa Bimbingan (jumlah siswa), Eskalasi TTD Menunggu, dan Institusi Belum Geofence. Di bawahnya, tabel status siswa bimbingan hari ini dengan kolom pencarian nama/NIS.
Daftar Siswa
Menampilkan seluruh siswa bimbingan dengan pencarian NIS/nama.
Tambah Siswa
Klik Tambah Siswa, isi formulir:
| Field | Keterangan | Wajib |
|---|---|---|
| NIS / NISN | Jadi username login siswa | ✓ |
| Nama Lengkap | — | ✓ |
| Program Keahlian | Contoh: Teknik Informatika | — |
| Kompetensi Keahlian | Contoh: Rekayasa Perangkat Lunak | — |
| Kelas | Contoh: XII RPL 1 | — |
| Semester | — | — |
| Tahun Ajaran | Contoh: 2025/2026 | — |
| Institusi / DUDIKA | Dipilih dari daftar institusi yang sudah terdaftar | ✓ |
| Nama Pembimbing DUDI | Boleh menyusul, diisi belakangan | — |
| Tanggal Mulai & Selesai | Periode PKL | — |
Klik Simpan. Akun login siswa dibuat otomatis: username = NIS, password default = NIS — wajib diganti siswa saat login pertama.
Dua tombol tambahan di atas tabel: Cetak Rekap dan Ekspor Rekap — menghasilkan rekap presensi (Hari Kerja, Hadir, Terlambat, Izin, Sakit, Alpa) untuk banyak siswa sekaligus, berbeda dari ekspor jurnal per siswa yang meniru format jilid.
Institusi / DUDIKA
Daftar bersama — satu institusi bisa dipakai ulang untuk siswa mana pun, dari Guru Pendamping mana pun, tidak perlu didaftarkan ulang tiap kali ada siswa baru yang magang di tempat yang sama.
Tambah Institusi
Klik Tambah Institusi, isi: Nama Institusi, Alamat, Jam Masuk (default 08:00), Jam Pulang (default 16:00), Toleransi keterlambatan dalam menit (default 15), dan Radius Geofence dalam meter (default 100). Klik Simpan.
Titik koordinat lokasi belum diisi di form ini — diisi belakangan lewat dua cara, tersedia sebagai ikon di baris institusi pada tabel:
- Pakai Lokasi Saat Ini (ikon lokasi) — membaca koordinat GPS perangkat langsung saat berada di lokasi magang
- Input Manual Koordinat (ikon pin) — memasukkan koordinat secara manual, untuk kondisi kunjungan fisik belum memungkinkan
Sebelum koordinat diisi, presensi siswa di institusi tersebut tetap berjalan tanpa validasi radius.
Eskalasi TTD
Menampilkan daftar laporan “belum ditandatangani” dari siswa bimbingan, dengan pencarian nama. Setiap laporan berstatus Menunggu, Ditindaklanjuti, atau Selesai.
Klik Tindak Lanjut pada laporan yang masih Menunggu, pilih status baru (Ditindaklanjuti atau Selesai) dan isi catatan tindak lanjut, lalu simpan.
Fitur Role: Admin
Admin memiliki semua akses Guru Pendamping di atas, ditambah dua menu khusus di bagian Manajemen.
Statistik Guru Pendamping
Tiga kartu ringkasan: jumlah Guru Pendamping, Total Siswa, dan Guru Belum Ada Siswa. Di bawahnya, tabel jumlah siswa per Guru Pendamping, dan tabel daftar siswa yang bisa difilter per Guru Pendamping tertentu atau ditampilkan semua sekaligus, lengkap dengan pencarian NIS/nama.
Kelola Guru Pendamping
Menampilkan daftar akun Admin dan Guru Pendamping. Akun Siswa tidak dikelola di sini — akun siswa dibuat otomatis lewat menu Tambah Siswa oleh Guru Pendamping.
Klik Tambah Akun untuk menambah akun Admin atau Guru Pendamping baru.
Install sebagai PWA (Opsional)
Sistem ini mendukung Progressive Web App — bisa dipasang di layar utama HP tanpa Play Store atau App Store.
Di Android (Chrome): buka URL di Chrome, ketuk ikon ⋮ pojok kanan atas, pilih Tambahkan ke layar utama atau Install app.
Di iOS (Safari): buka URL di Safari, ketuk ikon berbagi, pilih Tambah ke Layar Utama.
Troubleshooting
| Masalah | Kemungkinan Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Login gagal terus meski yakin password benar | Terlalu banyak percobaan gagal berturut-turut | Sistem mengunci sementara dan menampilkan pesan “Terlalu banyak percobaan gagal. Coba lagi dalam beberapa menit.” — tunggu beberapa menit lalu coba lagi |
| Presensi tercatat “di luar radius lokasi” padahal sudah di lokasi magang | Akurasi GPS perangkat, atau radius geofence institusi terlalu kecil | Presensi tetap tercatat (tidak diblokir) — Guru Pendamping bisa memperbesar radius di menu Institusi/DUDIKA bila sering terjadi |
| Upload bukti jurnal/izin gagal terus-menerus | Akun pemilik sistem belum pernah menjalankan otorisasi akses Google Drive | Pemilik sistem perlu menjalankan fungsi otorisasi Drive sekali dari editor Apps Script (bukan dari web app) sebelum fitur upload bisa dipakai |
| Institusi baru ditambahkan tapi geofence belum aktif | Titik koordinat belum diisi | Guru Pendamping perlu memakai tombol “Pakai Lokasi Saat Ini” atau “Input Manual Koordinat” di baris institusi tersebut |
| Sesi tiba-tiba logout sendiri | Token sesi kedaluwarsa karena tidak aktif dalam beberapa jam | Login kembali |
| Data tidak muncul setelah input | Perlu refresh | Klik tombol refresh (↺) di pojok kanan atas tabel terkait |
Informasi Teknis
| Aspek | Detail |
|---|---|
| Platform | Google Apps Script (Web App) |
| Database | Google Sheets (Users, Siswa, GuruPendamping, Institusi, Presensi, Jurnal, Izin, EskalasiTTD) |
| Penyimpanan lampiran | Google Drive (folder terpisah untuk lampiran Jurnal dan Izin) |
| Enkripsi password | SHA-256 |
| Sesi login | Token berbasis cache, kedaluwarsa otomatis setelah beberapa jam tidak aktif |
| Pembatasan login | Maksimal 5 kali gagal berturut-turut per akun sebelum dikunci sementara |
Referensi Terkait
- Digitalisasi Verifikasi Jurnal PKL: Solusi Geofencing dan Cloud untuk Mengatasi Penumpukan Tanda Tangan Pembimbing DUDI
- Dari Kertas ke Cloud: Transformasi Presensi dan Monitoring PKL SMK di Era Kurikulum Merdeka
- Sistem Informasi PKL Berbiaya Nol: Memanfaatkan Google Apps Script sebagai Alternatif Hemat bagi SMK
- Halaman project: Otomatisasi Pengelolaan Jurnal Kegiatan PKL