Sistem Manajemen Surat Keluar Secara Digital

Ringkasan Proyek

Sistem Manajemen Surat Keluar Digital adalah aplikasi web yang dibangun di atas Google Apps Script untuk mendigitalisasi pengelolaan surat resmi di lingkungan lembaga pendidikan. Sistem ini menghilangkan proses manual — dari pembuatan hingga pengarsipan — dan menggantinya dengan alur kerja digital yang terpusat, tervalidasi, dan dapat diverifikasi publik.

Keunggulan utama: nol biaya infrastruktur — memanfaatkan Google Workspace yang sudah dimiliki lembaga (Drive, Sheets, Docs, Gmail) tanpa perlu server eksternal atau biaya hosting.

Client: Lembaga Pendidikan
Developer: SASHINDO PROJECT — Luthfi SY

---

Arsitektur Teknis

Komponen	Teknologi
Runtime	Google Apps Script V8
Frontend	HTML / CSS / Vanilla JavaScript
Database	Google Sheets
Dokumen	Google Docs API
Penyimpanan	Google Drive
Notifikasi	Gmail API
QR Code	api.qrserver.com
Autentikasi	CacheService (token 8 jam)

Struktur kode: 21 file GAS, 10 halaman UI, 8 modul backend

---

Fitur Utama

1. Penomoran Otomatis

Format surat terstandarisasi:

S-001/AWN/III/2026

Counter mereset otomatis setiap bulan. Tidak ada risiko nomor ganda atau lewat.

2. Validasi Digital Kepala/Direktur

• Link verifikasi unik dikirim ke email pimpinan
• Alur persetujuan berbasis email — tidak perlu hadir fisik
• Surat hanya terbit setelah disetujui

3. Verifikasi QR Code

Penerima surat dapat memindai QR Code untuk membuktikan keaslian dokumen secara publik — tanpa perlu akses ke sistem internal.

4. Auto-Arsip ke Google Drive

Surat yang sudah divalidasi otomatis tersimpan sebagai:

• PDF — untuk distribusi dan cetak
• Google Docs — untuk arsip digital yang dapat diedit

5. Multi-Template Surat

• Template berbasis Google Docs dengan placeholder yang terisi otomatis
• Mendukung berbagai jenis surat resmi
• Kustomisasi template sesuai kebutuhan lembaga

6. Autentikasi Berbasis Email

Login via email dengan token sesi 8 jam menggunakan CacheService Google Apps Script — aman tanpa database password eksternal.

---

Alur Kerja Surat

Draft → Pending Validasi → Disetujui → Terarsip → Terkirim
                ↓
       (Link validasi ke email pimpinan)
                ↓
       (QR Code untuk verifikasi publik)

---

Modul Sistem

Modul	Fungsi
AuthService	Login, token, session management
SuratService	CRUD surat, penomoran otomatis
ValidationService	Link unik, alur persetujuan
DriveService	Simpan PDF dan Docs ke Drive
TemplateService	Render template dengan placeholder
EmailService	Kirim notifikasi via Gmail
QRService	Generate QR Code verifikasi

---

Keunggulan

Aspek	Sistem Ini	Manual / Konvensional
Biaya infrastruktur	Rp 0	Server + hosting
Penomoran	Otomatis, anti-duplikat	Manual, rawan error
Validasi pimpinan	Link email, jarak jauh	Tanda tangan fisik
Keaslian dokumen	QR Code terverifikasi	Tidak ada
Pengarsipan	Otomatis ke Drive	Manual, rawan hilang

---

Rencana Pengembangan

• Multi-jenis surat dengan counter terpisah
• Role-based access control (staf, kepala, admin)
• Integrasi data akademik
• Surat masuk dan disposisi
• Notifikasi WhatsApp
• Tanda tangan digital tersertifikasi (BSrE)

---

Kontak

SASHINDO PROJECT — Luthfi SY
WhatsApp +6281235025700