Cara Membuat Form Otomatis dengan Google Apps Script | Tutorial Sashindo

Cara Membuat Form Google yang Otomatis Kirim Email dan Simpan Data ke Sheets

Anda sudah punya Google Form untuk pendaftaran atau pengumpulan data. Tapi setiap kali ada respons masuk, Anda harus buka Sheets, cek data, lalu kirim email konfirmasi secara manual.

Panduan ini akan menunjukkan cara mengotomasi seluruh proses itu dengan Google Apps Script — dalam waktu kurang dari 30 menit, tanpa pengalaman coding sebelumnya.

Yang Akan Kita Buat

Setelah mengikuti panduan ini, setiap kali seseorang mengisi form Anda:

1. Data otomatis tersimpan di Google Sheets (ini sudah default)
2. Email konfirmasi otomatis terkirim ke pengisi form
3. Anda mendapat notifikasi email bahwa ada respons baru

Yang Dibutuhkan

• Akun Google (gratis)
• Google Form yang sudah dibuat (berisi minimal field “Nama” dan “Email”)
• Tidak perlu pengalaman coding — kita akan bahas baris per baris

Langkah 1: Buka Script Editor

Buka Google Form Anda. Klik menu tiga titik (⋮) di pojok kanan atas, lalu pilih Script editor.

Ini akan membuka Google Apps Script di tab baru. Anda akan melihat editor kode dengan fungsi kosong.

Langkah 2: Tulis Script Pengiriman Email

Hapus semua kode yang ada, lalu paste kode berikut:

function kirimEmailKonfirmasi(e) {
  // Ambil data dari respons form
  var itemResponses = e.response.getItemResponses();
  var nama = "";
  var email = "";

  // Loop untuk ambil nilai Nama dan Email
  for (var i = 0; i < itemResponses.length; i++) {
    var item = itemResponses[i];
    if (item.getItem().getTitle() === "Nama") {
      nama = item.getResponse();
    }
    if (item.getItem().getTitle() === "Email") {
      email = item.getResponse();
    }
  }

  // Kirim email ke pengisi form
  if (email) {
    MailApp.sendEmail({
      to: email,
      subject: "Konfirmasi Pendaftaran",
      body: "Halo " + nama + ",\n\nTerima kasih sudah mendaftar. " +
            "Kami akan menghubungi Anda dalam 1x24 jam.\n\nSalam,\nTim Sashindo"
    });
  }

  // Kirim notifikasi ke admin
  MailApp.sendEmail({
    to: "email-anda@gmail.com",  // ganti dengan email Anda
    subject: "Pendaftar Baru: " + nama,
    body: "Ada pendaftar baru:\n\nNama: " + nama + "\nEmail: " + email
  });
}

Ganti “Nama” dan “Email” dengan judul field di form Anda — harus persis sama, termasuk huruf kapital.
Ganti “email-anda@gmail.com” dengan email Anda sendiri.

Langkah 3: Pasang Trigger

Script sudah ditulis, tapi belum “terhubung” ke form. Kita perlu pasang trigger:

1. Klik ikon jam (Triggers) di sidebar kiri Script Editor
2. Klik tombol + Add Trigger di pojok kanan bawah
3. Atur pengaturan berikut:
   • Function to run: kirimEmailKonfirmasi
   • Event source: From form
   • Event type: On form submit
4. Klik Save

Google akan meminta izin akses — klik Allow.

Langkah 4: Test

Buka form Anda di tab baru dan isi dengan data test (gunakan email Anda sendiri).

Tunggu 1–2 menit, lalu cek inbox email Anda. Anda seharusnya menerima dua email: konfirmasi (seolah Anda pengisi form) dan notifikasi admin.

Tips dari Pengalaman

Nama field harus persis sama. Jika di form tertulis “Alamat Email” tapi di script ditulis “Email”, script tidak akan menemukan nilainya. Cek ulang judul setiap field.

Kuota email harian. Akun Google gratis memiliki limit 100 email/hari via Apps Script. Untuk Google Workspace, limitnya 1.500/hari. Untuk volume tinggi, pertimbangkan solusi lain.

Script tidak jalan setelah edit form. Jika Anda menambah atau mengubah pertanyaan di form, cek kembali apakah nama field di script masih sesuai.

Langkah Selanjutnya

Script di atas adalah versi dasar. Anda bisa mengembangkannya untuk:

• Menyimpan data ke Sheets dengan format khusus
• Mengirim email dengan template HTML yang lebih rapi
• Membuat nomor pendaftaran otomatis
• Integrasi dengan Google Calendar untuk booking otomatis

Jika Anda butuh otomasi yang lebih kompleks atau ingin sistem yang dibangun sepenuhnya untuk kebutuhan organisasi Anda, layanan Google Apps Script kami bisa jadi solusi yang tepat.